Tietosuojaseloste

Kiinteistö Oy Helsingin Isabella

Päivitetty 24.09.2021                         

 

Kiinteistö Oy Helsingin Isabella (3006882-3) harjoittama vuokraustoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Tällöin Kiinteistö Oy Helsingin Isabella toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän dokumentin tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Tietoturvasta huolehtiminen on meille tärkeää.  Tämä tietosuojaseloste käsittelee niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessä.  ’Henkilötiedoilla’ tarkoitetaan kaikkia luonnolliseen henkilöön, jäljempänä ’rekisteröity’, liittyviä tietoja, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen tekijän perusteella. Noudatamme kaikessa rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyssä ja säilytyksessä vallitsevaa lainsäädäntöä, asetuksia sekä viranomaissuosituksia.

1. Rekisterinpitäjä

Kiinteistö Oy Helsingin Isabella

c/o Ålandsbanken Bostadsfond Specialplaceringsfond

Yrjönkatu 9 A 5

00120 Helsinki

 

sähköposti: hallinto.kiinteistorahastot@alandsbanken.fi

Tietosuojavastaava: Hallinto/Kiinteistö Oy Helsingin Isabella

 

2. Henkilötietojen käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittely ja kerääminen edellyttää aina lainmukaista käsittelyperustetta. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen, asiakkaan suostumukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Jo voimassa olevan asiakkuuden, vuokrasuhteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnoinnin, hoitamisen ja kehittämisen lisäksi, henkilötietoja käsitellään myös mahdollisen tulevan asiakkuus- ja vuokrasuhteen toteuttamiseen. Henkilötietoja voidaan myös käyttää rekisterinpitäjän asiakasviestintään.

3. Kerättävät tiedot

Pääasiallisesti rekisteröidystä kerätään, tarkistetaan ja rekisteröidään ne tiedot, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn kanssa solmittavien vuokrasopimusten tekemiseksi sekä kyseisten vuokrasopimusten dokumentoimiseksi, hallinnoimiseksi ja täytäntöön panemiseksi.

 

Rekisteröidystä kirjataan seuraavia henkilötietoja kohdassa 2. mainittuihin käyttötarkoituksiin. Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

 

  1. Perustiedot (esimerkiksi nimi, henkilötunnus)

  2. Yhteystiedot (esimerkiksi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

  3. Asiakkuuteen liittyvät tiedot (esimerkiksi tietoja kanssavuokralaisista, tuloista, varoista, työsuhteesta, perhekunnasta, sidoksista juridisiin henkilöihin, perintätiedot, kiinteistöteknisten laitteiden keräämä tieto, muut asiakkuuteen liittyvät tiedot jne.)      

 

4. Tietolähteet

Rekisteritietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai asuntojen vuokrausta hoitavalta taholta vuokrahakemuksen tai -sopimuksen tekemisen yhteydessä, tai vuokrareskontraa ylläpitävältä taholta.

Tietoja voidaan täydentää henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä (esimerkiksi Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä tai muilta tiedonvälitysyrityksiltä saaduilla tiedoilla).

Evästeiden (cookies) käyttö

Lisäksi käyttäjien päätelaitetta koskevia tietoja voidaan kerätä Kiinteistö Oy Helsingin Isabellan www-sivustoilta (www.koyisabella.fi).

5. Tietojen luovutus ja siirto

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  Viranomaisille tietoja luovutetaan ainoastaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Henkilötietojasi voi käsitellä myös jokin yhteistyökumppaneistamme, jotka käsittelevät henkilötietojasi, jotta voisimme panna täytäntöön kanssasi tehdyn sopimuksen tai oikeutetun etumme nojalla ja ennen sitä varmistamme aina, että tietojen jakaminen tapahtuu voimassa olevien salassapitovelvoitteiden puitteissa.

6. Tietojen säilytys

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on välttämätöntä, mikä vaihtelee henkilötiedosta ja sen käyttötarkoituksesta riippuen.

7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Yksityisyyden suojan turvaaminen on meille tärkeää ja henkilötietojen vastuullinen käsittely on oleellinen osa toimintaamme. Olemme ryhtyneet asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin henkilötietojen suojan varmistamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta tuhoamiselta, kadottamiselta tai muuttamiselta, luvattomalta paljastamiselta tai tietoihin pääsyltä. Vastaavat vaatimukset asetamme myös yhteistyökumppaneillemme.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä saada jäljennös henkilötiedoista. Jos tietoja ei ole kerätty rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia puutteellisen, virheellisen tai muuten epätarkan henkilötiedon oikaisemista.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruttaa antamansa suostumus milloin tahansa.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.

Rekisteröidyllä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli rekisterinpitäjä ei toimi lainsäädännön tai muiden velvoitteidensa mukaisesti.

9. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään hallinto.kiinteistorahastot@alandsbanken.fi tai kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.

Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuoja-asioista tai haluat tehdä valituksen, voit kääntyä myös Suomen tietosuojaviranomaisen puoleen: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi, (www.tietosuoja.fi).

 

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta.

Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.